1. Amaç:
Odamızda sunulan tüm hizmetlerin üyelerine ve kamuoyuna doğru ve zamanında ulaştırılabilmesinin etkin ve verimli biçimde gerçekleştirilmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesinin sağlanması için uygulanacak yöntemleri belirlemek, sorumlularını tespit etmektir.
2. Kapsam:
Odamızda verilen tüm hizmetler, üyeler, bölgesel ve ulusal kamuoyu
3. Açıklama:
Of TSO, üyelerine, dolayısıyla, bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak her türlü faaliyeti, hem misyonu hem de sosyal sorumluğu gereği yerine getirmektedir. Oda, bu faaliyetlerini üyelerine ve kamuoyuna duyurmak için başta yazılı ve görsel basını etkin ve verimli biçimde kullanmalıdır. Bunun dışında, toplantı ve benzeri etkinler de odanın tanıtımı için kullanılırken, üyelerle sürekli iletişimi sağlamaya büyük katkısı olan elektronik ortamlardan da (web sayfası, e-posta,sosyal medya, SMS gibi) azami biçimde yararlanmalıdır.
Ayrıca, klasik haberleşme kanalları olan dergi ve gazete gibi araçları da kullanmalıdır.
4. Uygulama:
4.1. Basın Ve Yayın Hizmetleri
Oda, gerçekleştirmiş olduğu bir faaliyete ilişkin olarak, hem yönetimin hem de odanın bilinirliğini artırmak için tanıtımını gerçekleştirmelidir.
Bu tanıtımın şekli, gerçekleştirilen faaliyetin önem ve etkisine göre değişiklik gösterebilir.
Yapılan faaliyetin, maliyeti, faydası ve yarattığı katma değer açısından büyüklüğü ve bölgesel, ulusal veya uluslararası etkisi göz önüne alınarak, kullanılacak tanıtım aracının; ulusal veya bölgesel, yazılı veya görsel basın mı olacağına, etkinliğin ise basın toplantısı veya basın bildirisi biçiminde mi olacağına, Yönetim Kurulu Başkanının uygun görüşüne göre karar verilir.
Etkinlik gerçekleştirildikten sonra, etkinliğe ilişkin her türlü doküman (kanıt niteliğinde olan, resim, görüntü ve/veya ses kaydı, gazete kupürü vb) biriktirilir.
Gerektiğinde ulaşabilmek üzere, bu dokümanların takibinin sağlıklı biçimde yapılması için oda, elektronik ortamlar başta olmak üzere, uygun arşivleme yöntemini belirler ve uygular.
Of TSO, kurulma amacına uygun olarak bölgesel kalkınmaya katkı sağlayacak bazı çalışmaları da yürütür. Bu çalışmalar 5174 sayılı TOBB mevzuatında tanımlanmıştır. Bu tanımlamalar kapsamında oda kendi birimlerinin görev ve sorumluluklarında bu çalışmaları belirtir.
Bu çalışmalar; Bölgenin ticaret, sanayi ve turizm gibi konularda potansiyelinin tanıtımı, teşvik uygulamalarına dönük raporlandırmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik göstergelerinin raporlandırılması, bölgeye yapılacak üretim konularına ait çalışmaların hazırlanması, bölgenin ekonomik dinamiklerin tespit edilmesi ve geliştirilmesi gibi faaliyetler olarak sınıflandırılır.
Tüm bu çalışmaları yapmak için herhangi bir başvuru veya talimat beklenmez ve bu çalışmalar münferit zamanlarda güncellenir. Bu bilgiler, talep eden tüm üyelere /müşterilere verilir ve herhangi bir başvuru alınmaz. Tüm bu çalışmalar süreç içinde raporlandırılır ve odanın web sayfasında yayınlanır.
Yönetim Kurulunun kararı doğrultusunda gerekirse kitapçık haline getirilerek yayınlanır.
Oda kurulma amacına uygun olarak;
1. Bölgenin sosyo-ekonomik konularında,
2. Bölgenin sosyo-kültürel konularında,
3. Ticaret, Sanayi, Turizm ve Tarımın sorunları ve gelişimi konularında,
4. Proje faaliyetleri konularında,
5. Oda faaliyetlerini tanıtıcı dergi, broşür, kitapçık konularında yayınlar çıkarabilir.
Yayın Kurulu Yönetim Kurulu Üyelerinden ve Genel Sekreterden oluşur. Basın ve Halkla İlişkilerden sorumlu çalışan sekretarya işlemlerini yürütür. Reklam organizasyonlarını yapar, fotoğrafları çeker ve altyapı çalışmasını tamamlar.
Yayın kurulunun, yayınlamak için değerlendirdiği yazılarda imla kurallarını, seçilen konu için anlatılanların yeterli ve doğru olup olmadığını, yazıda kaynakların gösterilmesine, genel temayüllere vb. dikkat ederek yazılar hazırlanır.
Yayın Kurulundan onayı alınan tüm yazılar Yönetim Kurulunun da onayına sunularak yayına hazır hale getirilir. .
Süreli ve süresiz yayınlarda kaynak olacak veriler oda imkânları ile sağlanır. Tüm birimlerde bulunan bilgilerden faydalanılabilir. Yönetim Kurulu Üyelerinin ve bazen de oda üyelerinin gazete köşelerinde yazıları yayınlanır.
Süreli veya süresiz tüm yayınların bir örneği Basın ve Halkla İlişkiler sorumlusu tarafından saklanır. Basın ve Halkla ilişkiler sorumlusu olmadığı durumlarda bu görevi genel sekreter veya yönetim kurulu/genel sekreterin belirleyeceği personel tarafından bu işler yürütülür.
Süreli veya süresiz tüm yayınların hazırlık sürecinde ve basım aşamasında Yayın Kurulunun onayları alınır.
Tüm süreli veya süresiz yayınlar mümkün olabilecek en iyi kalitede basımı yapılır.
4.2. Süreli Yayınlar
Yönetim kurulunun alacağı karara istinaden oda yönetim kurulu süreli yayın (dergi-gazete vs.)basımı ile ilgili karar alması halinde, süreli olan yayının içeriği Yayın Kurulu ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Birimi tarafından belirlenir. Bu belirlemenin ardından toplanan yazı, makale, araştırma ve incelemeler derlenerek gazete, dergi vs. basımını gerçekleştirecek olan anlaşmalı kuruluşa iletilir. Gazete, dergi vs. ile ilgili hazırlık işlemleri belirlenecek olan ayın belli bir gününe kadar sürebilmektedir.
Hazırlık işlemlerinin ardından anlaşmalı kuruluş tarafından ilk örnekler hazırlanır. Örnekler odaya gönderilir, yayın kurulu tarafından incelenir, gerekli görülen düzeltmeler yapılarak Yönetim Kurulu onayına sunulur. Yönetim Kurulu onayını müteakip gazetenin, dergi vs. Yayın Kurulu ve Yönetim Kurulu tarafından dağıtım yapılacak kişi, kurum ve kuruluş sayısına göre basımı gerçekleştirilir. Anlaşmalı matbaa tarafından çoğaltılan gazeteler odaya gelir, etiketleri Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından çıkarılarak adreslere gönderilmesi için postaya-kargoya verilir. Ülke, İl ve İlçe ölçeklerinde dağıtımı yapılır.
4.3. Süresiz Yayınlar
Odanın ana faaliyetleri konusunda raporlar, araştırmalar vb. hazırlanmaktadır. Bu çalışmalar için oda Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından değerlendirmeler yapılır, yayınlama şekli ise Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Bu çalışmalar Web sayfasında yayınlanır. Bu çalışmalara ilişkin kitap ve kitapçık da basılabilir.
Projeler kapsamında veya odanın düzenlediği bir etkinlikte broşür, el ilanları, duvar ilanları basılır. Bu durumlarda aktiviteden sorumlu birim taslak aşamasını tamamlarlar. Konu yayın Kurulu onayına sunulmaz, Genel Sekreter tarafından değerlendirilerek basımı gerçekleşir. Basım işlemi satın alma talimatına göre yapılır. Basılan bu broşür, el ilanları, duvar ilanlarının kullanılması için de aktiviteden sorumlu birim veya birimler Genel Sekreter ile stratejiler geliştirirler.
Yerel basına verilecek tüm ilan ve duyurularda Genel Sekreterin onayı alınarak görevlendirilen birim tarafından hazırlanır. Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından yerel basına ulaştırılır.
Basın yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından hazırlanan veya Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından önceden hazırlanmış tüm basın açıklamaların da Yönetim Kurulunun onayı şarttır. Onayı alınan basın açıklaması Basın Yayın ve Halkla ilişkiler sorumlusu tarafından belirlenen yerel/ulusal medya kuruluşlarına iletilir.
Başka yayınlarda yer alması için doğruluğundan ve yeterliliğinden emin olunan çalışmalar üyelere, basına veya diğer kurum veya kuruluşlara Genel Sekreterin onayı alınarak birimler tarafından verilir. Doğruluğundan veya yeterliğinden emin olunmayan çalışmalar başka yayınlarda yayınlanması için verilmez. Oda çalışmaları başka yayınlarda yayınlanması ancak kaynak gösterilmesi ile mümkün olacaktır. Bu durum bilgiyi talep eden üyelere, basına veya diğer kurum veya kuruluşlara bilgi verilirken bildirilir.
Basın Yayın Bildirileri: Oda belirli periyotlarla haber gazeteleri ve basın bültenleri yayınlar. Yerel basına da demeçler verir. Bu yolla üyelerine; oda politikası, oda faaliyetleri ve oda toplantılarında alınan kararlar hakkında bilgiler verir. Gerektiğinde bu bilgileri üyelerine e-mail yoluyla da gönderir. Ayrıca üyelerinin görüşlerini yerel, bölgesel ve ulusal düzeylerde basına, televizyona ve radyolara iletilmesini sağlar.
Yerel ve ulusal gazetelerde çıkan oda ile ilgili haberler Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Sorumlusu tarafından takip edilir ve ilgili gazetenin ilgili sayfası alınarak arşivlenir. Gerek duyulursa TV yayınları da ilgili kanaldan istenerek arşivlenir.
WEB Yoluyla İletişim: Oda, gerçekleştireceği faaliyetlerin duyurusunu ve gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerin sonuçlarını, başta web sayfası olmak üzere, faaliyetin niteliğine göre e-posta, SMS, sosyal medya gibi uygun araçları kullanarak üyelerine ve kamuoyuna duyurur. Hangi elektronik aracın kullanılacağına Genel Sekreter tarafından karar verilir.
Odamız hazırlamış olduğu WEB sitesi yoluyla da üyelerini faaliyetleri konusunda bilgilendirir. Bu web sitesi hem odanın hem de üyelerinin uluslararası camiada tanıtımlarının sağlanabilmesi için yeterli yabancı dil desteğine sahiptir.
Site sürekli olarak güncellenir. Güncelleme kayıtların muhafaza edilir.
5. Referans Dokümanlar:
