1. AMAÇ
OF TSO’da gelen/giden evrakların sistemli bir şekilde düzenlenerek, zamanında işlem görmesini sağlamak.
2.UYGULAMA
Gelen Giden Evrak
a) Kurum ve kuruluşlardan elden, posta, faks, e-mail vasıtası ile gelen OF TSO’ya ait evraklar, Oda Sicil Memuru tarafından alınır
b) Gelen evrakın, ekleri varsa tamam olup olmadığı kontrol edilir, eksiklik var ise, telefonla ilgili evrakın tarih ve no’su verilerek ek’ler talep edilir.
c) Kayıt edilen evrakların altına kaşe vurularak, evrakın alındığı tarih, sayı yazılır.
d) Gelen evrak havalesi yapılmak üzere Genel Sekretere iletilir.
e) Genel Sekreter evrakları konusuna göre ilgili birimlere havale eder. Eğer, evrakın başka bir bölüme gönderilmesi gerekiyorsa, bilgi amaçlı gönderilecek birimlere evrakın bir kopyası alınarak ilgili kişiye verilir.
f) Evrakları teslim alan personel, gerekli işlemleri yaptıktan sonra evrakı ilgili dosyasına veya klasörüne takmak suretiyle muhafazasını sağlamış olur.
g) Giden Evrak, önce sıra numarası, gideceği yer, tarihi, cinsi, ilişiği, numarası, (gelenle aynı dosya numarası olmasına dikkat edilmeli) ve eğer gelen evraka karşılık ise gelen evrakın tarihi ve numarası yazılmak suretiyle kayıt edilir.
h) Çıkış yapılan evrakın sağ üst köşesine tarih yazılır, sol üst köşesine giden evrak sayısı yazılır.
i) OF TSO’dan giden tüm evrakların alt kısmında imza olan bölüme imza yetkisine haiz kişinin ismi yazılarak imzalanır. Oda’nın ıslak mührü vurulur. İsim yazılmayarak imzalatılmışsa, mührün üzerine isim kaşesi vurulur.
j) İlgili bölüm tarafından, işlemi bitirilen evrak elden teslim edilecekse, çıkış işlemi için Genel Hizmetler Sorumlusuna teslim edilir. Zimmet Kayıt Defterine, tarih ve giden evrak kayıt numarası yazılarak, teslim alan kişiye zimmet defteri imzalatılır.
k) Zimmet defterine gerek görülmemiş ise veya Zimmet Defterinin olmadığı durumlarda evrakın suretine “Evrakın Aslını Elden Teslim Aldım” yazdırılarak paraflatılır. Nüshası ilgili bölümün klasörlerinde muhafaza edilir.
l) Posta ile gönderilecekse, evrakın aslı zarfa koyularak ağzı kapatılır. Zarfın üzerine giden evrak kayıt numarası yazılır, zarf postaya gönderilmede ilgili bölümün klasörlerinde muhafaza edilir. Kargo ile gönderilen evrakların aslı zarfa koyularak ağzı kapatılır. Zarfın üzerine giden evrak kayıt numarası yazıldıktan sonra kargo poşetine konulur ve kargoya teslim edilir.
3. İLGİLİ DOKÜMANLAR
a) Gelen – Giden Evrak Kayıt Defteri
b) Posta Zimmet Defteri
c) Zimmet Kayıt Defteri
