MENU

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• 5174 Sayılı TOBB Oda ve Borsalar Kanunu, bağlı Yönetmelikler, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Standardı, TOBB Akreditasyon Sistem Standardı şartlarını karşılayacak şekilde Entegre Yönetim Sisteminin kurulması çalışmalarını yürütmeye yardımcı olur, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri, Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda çalışır.

• Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak,

• Mesaiden evvel, hazırlık yapmak, çalışma alanlarının tertipli düzenli ve temiz olmasını sağlamak, her türlü(çalışma alanları, mutfak, lavabo, wc, merdiven vb.) temizlik işlerini yapmak ve düzenini sağlamak

• Mesai saati sonunda tüm personel çıktıktan sonra genel kontrolleri yapmak, bütün personelin binayı terkini müteakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak,

• Oda binasında çalışma ve hizmet koşullarını olumsuz etkileyebilecek eksikleri ve uygunsuzlukları birim amirlerine zamanında bildirmek

• Odaya gelen ve giden bilcümle evrakı kayıt etmek ve dosyalara ve arşive konulmasını temin etmek,

• Odadan çıkacak bilumum yazıları ve davetiyeleri gerekli yerlere ulaştırmak, uzak olan yerlere araçla ulaştırmak, Odadan çıkan yazılardan bazılarını elden ilgili kurumlara teslim etmek

• Gelen yazıların gelen evrak defterine işler, ilgili birimlere sevk eder.

• Birimlerden gelen tüm yazıları zimmet numarası vererek ilgili yerlere gönderilmesini sağlar.

• Odaya, PTT, iş sahipleri ve kargo vasıtası ile gönderilen her türlü evrak, koli ve emsali paketleri almak,

• Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak,

• Her türlü muhaberatı ve posta işlerini ifa etmek, Mesai tamamlanmadan her gün saat 16.30 da posta, kargo vb. gönderiler olup olmadığını kontrol etmek ve gönderimlerini sağlamak

• Dosyaların intizam içinde tutulmasını ve muhafazasını temin etmek,

• Yönetici kadronun sekreterliğini (asistanlığını) yapmak, Genel Sekreterin asistanlığını yapmak, Yönetici kadroda görev alanların randevularını düzenlemek

• Odada görev alan personele periyodik aralıklarla sıcak ve soğuk içecek servisi yapmak.

• Odaya gelen misafirlere ikramda bulunmak, sıcak ve soğuk içecek servisi yapmak

• Odamıza ait klima, telefon, bilgisayar gibi demirbaşların bakımını, onarımını, yaptırmak ve takibini sağlamak,

• Toplantı ve diğer organizasyonlarda toplantı ortamını amaca uygun hale getirmek, toplantı salonunun düzenlenmesini yapmak, gerekli araç ve gereçleri sağlamak

• Toplantı ve organizasyonlarda toplantılarda mutfak servis hizmetini gerçekleştirmek, katılımcılara yiyecek içecek ikramı yapmak araştırma,

• Sistem odasının düzenli bulunmasını takip etmek ve temizlik işlerini yapmak ve yaptırmak.

• Gerekli görülen zamanlarda birimlerin hizmetlerine ilişkin randevuları düzenlemek.

• Özel günlerdeki (yılbaşı, evlenme yıldönümü, cenaze, vb…) davetiye ve çiçek organizasyonlarını düzenlemek.

• Oda içinde ve dışında iletişimi kurmak, Santral ve telefonla ilgili haberleşme hizmetlerini sağlamak.

• Oda bina içi saksı çiçeklerinin bakımını takip etmek.

• Resmi tatil başlangıcında bayrak çekmek ve hitamında indirmek,

• Bayram günlerinde ışıklandırma ve süsleme işlerini görmek,

• Fotokopi, telefon ve faks sorumluluğu ve hizmetlerini yürütmek

• Veri toplama ve anket işlerinde yardımcı olmak.

• Personelin sağlık işlemleri ile ilgili sevk evraklarını hazırlayarak Genel Sekreterliğe imzaya sunmak

• Genel Sekreterliğin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Genel hizmetler personeli Çalışma Talimatına uygun olarak çalışmaları gerçekleştirmek.


YETERLİLİK:

• Bu göreve atanacakların yeterlilikleri 5174 sayılı kanunda ve Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

• Tercihen lise mezunu ve kamu veya özel sektörde en az 1 yıl iş tecrübesine sahip olmak.

• Doğru İletişimi her aşamada kurabilme yeteneğine sahip, diksiyonu düzgün, kılık, kıyafet ve kişisel bakımına özen gösteren, sorumluluk duygusu gelişmiş olmalıdır.

• Protokol ve Sosyal Davranış Kurallarını iyi bilmelidir.